Digitale Dokumentenarchivierung

Bereits im Jahr 2007 hat die Schenker & Partner AG für die Prozesse der Sage-Finanzlösung auf die Einführung und den Betrieb eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) gesetzt und damit einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung unternommen. Bei der verwendeten Software handelt es sich um die Lösung Hyparchiv (heute dataglobal), die weltweit branchenübergreifend eingesetzt wird und über eine offene Archivierungsarchitektur verfügt. Damit können nebst den Buchhaltungsbelegen beliebige Dokumente revisionssicher archiviert werden, was sicherheitstechnisch auch den hohen Anforderungen von Banken standhält.

Die an Schenker & Partner AG gelieferten Belege werden mit einem Barcode versehen, erfasst und digitalisiert. Jeder Barcode ist einmalig und stellt die eindeutige Referenzierung über sämtliche Mandanten und Buchungsjahre sicher. Die Kunden haben die Möglichkeit, via Webportal auf diese archivierten Belege zuzugreifen, wobei ihnen dazu ein umfangreiches Suchinstrument zur Verfügung steht. Diese Dokumente können dann ausgedruckt, heruntergeladen oder per Mail versandt werden. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt via speziellem Server in der demilitarisierten Zone (DMZ). Sie sind somit unabhängig von unserem Firmennetzwerk rund um die Uhr und ganzjährig verfügbar.

Die Funktionen der digitalen Dokumentenarchivierung werden laufend ausgebaut. So wird mittlerweile auch der relevante Mailverkehr in diesem System archiviert und somit vor Datenverlust geschützt.